jbwzMakeContact

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Introducción Complemento Instalación Descarga

Cambiar las propiedades WSSTemplateID y WSSFieldID de una tabla y sus campos para hacerla compatible con Contactos de Outlook y Sharepoint.

Mirando en plantillas y ejemplos de Access 2007, nos encontramos en algunos formularios con opciones como "Guardar como contacto de Outlook"; si miramos en el código del botón nos encontramos con que tan sólo tiene un par de líneas, casi siempre en una macro, que lo que hacen es EjecutarComando GuardarComoContactoDeOutlook o EjecutarComando AgregarDesdeOutlook, o sus equivalentes en VBA,  DoCmd.RunCommand acCmdSaveAsOutlookContactDoCmd.RunCommand acCmdAddFromOutlook.

También nos encontramos con "Etiquetas inteligentes" (SmartTag) que, para un determinado control, muestran esas opciones y, además, "Enviar Correo" y "Programar una reunión". En este caso, añadir la etiqueta inteligente, es aun más sencillo; basta con elegir la etiqueta adecuada en el desplegable que nos muestra la propiedad "Etiquetas inteligentes" del control.

Parece sencillísimo, pero si creamos nuestra propia tabla no funciona. Si importamos la tabla desde el ejemplo y modificamos el nombre de algún campo, éste tampoco vale ¿Qué está pasando? Ocurre que de alguna manera debemos indicar que esa tabla se corresponde con una plantilla de Contactos y qué campos se corresponden con cada uno de los campos de los contactos de Outlook, y la forma de hacerlo es creando, si no existen, las propiedades WSSTemplateID y WSSFieldID de nuestra tabla y de sus campos, respectivamente, y asignándoles el valor adecuado.

Cómo se hace no es ningún secreto de estado, en Integrating Access Contacts with SharePoint and Outlook , lo explican claramente con un ejemplo de código completo. Está bien para una vez, pero vamos a tener tablas de contactos en muchas aplicaciones y, en algunas, más de una (clientes, proveedores,vendedores...) de manera que acaba resultando pesado, sobre todo si tenemos en cuenta que el código es tan sencillo que resulta muy fácil crear un complemento para seleccionar tablas y campos y cambiar las propiedades con unos pocos clics de ratón.

 

Complemento de Access jbwzMakeContact

El complemento consta de una simple ventana en la que seleccionamos la tabla y asignamos a cada uno de los WSSFieldID el campo de ésta que corresponda. Si ya había asignados valores, por ejemplo, porque ya lo habíamos hecho antes, o porque hemos importado la tabla de una plantilla, los valores se mostrarán al seleccionar la tabla.

 

Instalación

Debemos descargar el archivo jbwzMakeContact.rar, descomprimirlo en la ubicación que queramos y proceder a instalar el complemento.

Instalar un complemento en Access 2007 es aún más sencillo que en versiones anteriores, pues no es necesario colocar el archivo en una ubicación específica, sino que el mismo Access se encargará de hacer una copia en la carpeta Complementos cuando seleccionemos como tal el archivo en cualquier ubicación.

Tenemos dos vías para instalar un complemento de Access:

  • Desde opciones de Access, pulsando en el | Botón de Office | Opciones de Access | Complementos | Administrar | Complementos de Access | Ir ...
  • Desde la cinta de opciones | Tag Herramientas de Access | Grupo Herramientas de Access | Botón Complementos | Opción Administrador de complementos

En cualquiera de ambas opciones se muestra la ventana del Administrador de complementos, idéntica a la de versiones anteriores. Se muestran disponibles para instalar los complementos que se encuentran en la carpeta Complementos, pero, si pulsamos "Agregar nuevo...", se abre el explorador y podemos elegir nuestro archivo en la ubicación en que se encuentre y, al instalarlo, Access lo copiará a la ubicación Complementos.

Instalar un complemento de Access en Windows Vista

En Windows Vista es necesario tener permisos de administrador para poder instalar un complemento de Access.

Un truco sencillo para tener permisos de administrador es crearse un acceso directo que abra Access  como administrador:

Creamos un acceso directo a nuestra aplicación Access 2007, por ejemplo a "C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\MSACCESS.EXE"

Luego, editamos el acceso directo y pulsamos en "Opciones avanzadas". Ya no nos queda más que marcar "Ejecutar como administrador". Entrando en Access desde este nuevo acceso directo, tendremos permisos de administrador y, por tanto, añadir o quitar complementos sin ninguna dificultad.